Ratgeber · 22. Oktober 2026

Fristenkalender für Verkehrsleiter: alle wiederkehrenden Pflichten mit Rechtsgrundlage

Die wiederkehrenden Pflichten eines Verkehrsleiters nach Art. 4 VO (EG) Nr. 1071/2009, jeweils mit Intervall und Rechtsgrundlage. Die Übersicht deckt die wesentlichen wiederkehrenden Pflichten ab; je nach Betrieb – etwa bei Gefahrgut, Kühltransport oder Werkstattbindung – kommen weitere hinzu. Die Pflichten treffen das Unternehmen; der Verkehrsleiter überwacht ihre Einhaltung und dokumentiert sie. Zwei Punkte sind gesetzlich nicht zahlenmäßig festgelegt – die Führerscheinkontrolle und der Umfang der Vor-Ort-Präsenz; beide werden von den zuständigen Behörden unterschiedlich ausgelegt und sind vorab abzustimmen.

Fristenkalender als PDFKostenlos, ohne Anmeldung · Rechtsstand 4. Oktober 2026

01 Laufend und monatlich

AufgabeFristRechtsgrundlageIn Leitplanke

Fahrerkarten auslesenFrist: spätestens alle 28 Kalendertage§ 2 Abs. 5 FPersVFrist je Fahrer mit Erinnerung; Auslesedatei als Nachweis ablegen
Massenspeicher Tachograf auslesenFrist: spätestens alle 90 Tage§ 2 Abs. 5 FPersVFrist je Fahrzeug mit Erinnerung; Auslesedatei als Nachweis ablegen
Lenk- und Ruhezeiten auswerten, Verstöße bearbeitenFrist: monatlichVO (EG) 561/2006Verstoßliste der Auswertung einlesen; Verstoß mit Maßnahme und Belehrung des Fahrers
Datensicherung der Tachografendaten (getrennte Kopie)Frist: mit jedem Auslesen§ 2 Abs. 5 FPersVHäkchen „Sicherungskopie erstellt“ beim Auslesen
Arbeitszeitaufzeichnung des Fahrpersonals prüfenFrist: laufend; Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers§ 21a Abs. 7 ArbZGPrüfpunkt im Vor-Ort-Protokoll
48-Stunden-Durchschnitt der Arbeitszeit überwachenFrist: Ausgleich über 4 Kalendermonate oder 16 Wochen, max. 60 h je Woche§ 21a Abs. 4 ArbZG–
Vor-Ort-Termin beim Unternehmen inklusive ProtokollFrist: nach Vertrag mit dem UnternehmenArt. 4 VO (EG) 1071/2009, DienstleistungsvertragFrist und digitales Vor-Ort-Protokoll mit Unterschriften

02 Quartalsweise

AufgabeFristRechtsgrundlageIn Leitplanke

Führerscheinkontrolle aller FahrerFrist: kein gesetzliches Intervall; Praxis mindestens 2× im Jahr, empfohlen quartalsweise§ 21 StVGFrist je Fahrer, Kontrolle dokumentiert
Stichprobe Beförderungsdokumente und FrachtbriefeFrist: quartalsweiseArt. 4 VO (EG) 1071/2009Prüfpunkt im Vor-Ort-Protokoll
Ladungssicherung: Begehung mit FotoprotokollFrist: quartalsweise§ 22 StVO, § 412 HGBPrüfpunkt im Vor-Ort-Protokoll, Punkt der Abfahrtskontrolle
Kabotage- und Mobilitätspaket-Nachweise prüfenFrist: quartalsweise, wenn grenzüberschreitend gefahren wirdVO (EG) 1072/2009Prüfpunkt im Vor-Ort-Protokoll

03 Jährlich

AufgabeFristRechtsgrundlageIn Leitplanke

UVV-Fahrerunterweisung, dokumentiert mit UnterschriftFrist: jährlichDGUV V1 / DGUV V70Frist je Fahrer, Unterweisung mit Unterschrift
UVV-Fahrzeugprüfung durch SachkundigenFrist: jährlichDGUV V70Frist je Fahrzeug
Eigenkapital prüfen: 9.000 € für das erste Fahrzeug über 3,5 t, 5.000 € je weiteres, 900 € je Fahrzeug 2,5–3,5 t im grenzüberschreitenden Verkehr (nur solche Fahrzeuge: 1.800 € für das erste)Frist: jährlich und bei jedem neuen FahrzeugArt. 7 VO (EG) 1071/2009Frist, Bedarf aus dem Fuhrpark berechnet, Prüfung bei der Fahrzeugfreigabe
Unternehmeranweisungen auf Aktualität prüfenFrist: jährlichOrganisationspflichtFrist, Anweisung mit Versionen und Kenntnisnahme
Archivierung: Tachografendaten mindestens 1 Jahr, Arbeitszeitnachweise 2 JahreFrist: laufend prüfenVO (EG) 561/2006, § 21a ArbZG–

04 Mit eigener Frist – in den Kalender eintragen

AufgabeFristRechtsgrundlageIn Leitplanke

Tachograf-Prüfung je FahrzeugFrist: alle 2 Jahre§ 57b StVZO, VO (EU) 165/2014Frist je Fahrzeug
BKF-Weiterbildung je Fahrer (Fahrerqualifizierungsnachweis)Frist: alle 5 JahreBKrFQGFrist je Fahrer
Hauptuntersuchung und Sicherheitsprüfung je FahrzeugFrist: HU in der Regel jährlich bei Nutzfahrzeugen über 3,5 t, SP halbjährlichStVZOFristen je Fahrzeug
EU-Gemeinschaftslizenz: Ablauf überwachen und verlängernFrist: Laufzeit bis zu 10 Jahre§ 3 Abs. 2 GüKGFrist je Unternehmen
Beglaubigte Kopien der Lizenz mit dem Fahrzeugbestand abgleichenFrist: laufend; überzählige Kopien nach 3 Monaten zurückgeben§ 3 Abs. 3 GüKGAbgleich Kopien und Fahrzeuge, Hinweis beim Stilllegen
Fahrerkarte je Fahrer: Ablauf überwachenFrist: alle 5 JahreVO (EU) 165/2014Frist je Fahrer
Fahrerlaubnis C/CE: Befristung und ärztliche UntersuchungFrist: alle 5 JahreFeVFrist je Fahrer
Fahrerbescheinigung für DrittstaatsangehörigeFrist: nach BescheidVO (EG) 1072/2009Dokument mit Ablaufdatum

05 Anlassbezogen – sofort

Neuer Fahrer: Führerschein, Fahrerqualifizierungsnachweis (früher Schlüsselzahl 95), gegebenenfalls Fahrerbescheinigung und Erstunterweisung – vor der ersten Fahrt.In Leitplanke: Freigabe durch den Verkehrsleiter vor dem Einsatz
Neues Fahrzeug: Zulassung, Status von HU, SP und UVV, Tachograf-Prüfung nach § 57b StVZO, Aufnahme in die Fristenliste.In Leitplanke: Freigabe durch den Verkehrsleiter vor dem Einsatz
Verdacht auf Fahrverbot, Alkohol oder Drogen: Sofortige Führerscheinkontrolle und Einsatzsperre.In Leitplanke: Sperre mit Eintrag im Entscheidungsjournal
Bußgeldbescheid, Kontrolle durch BALM oder Polizei, Unfall: Vorgang anfordern, Ursache bewerten, Maßnahme dokumentieren. Einspruch gegen den Bußgeldbescheid binnen zwei Wochen nach Zustellung (§ 67 Abs. 1 OWiG); Unfallanzeige an die Berufsgenossenschaft binnen drei Tagen, wenn ein Beschäftigter getötet oder mehr als drei Tage arbeitsunfähig ist (§ 193 SGB VII).In Leitplanke: Vorfall mit Pflicht-Maßnahme, Erinnerung an Einspruchsfrist und Unfallanzeige
Entsendung von Fahrpersonal: Meldung vor Beginn der Entsendung, nicht nachträglich.
Ausscheiden eines Fahrers: Fahrerkarte vor dem letzten Arbeitstag auslesen – danach besteht kein Zugriff mehr, die 28-Tage-Frist läuft weiter.In Leitplanke: Abfrage der letzten Auslesung beim Archivieren, Eintrag im Journal

Fristen nicht mehr in Excel

Leitplanke erinnert Unternehmer an ihre Fristen, eskaliert an Sie, wenn nichts passiert, und hält fest, wer wann was erledigt hat – für alle betreuten Unternehmen in einer Übersicht.

Demo ansehen